ここで紹介する英文ビジネスレターは、契約外の要求を受けたのでその件に関して打ち合わせをしましょうという英文メールです。この英文メールはお客様が怒って電話がありプロジェクトがいの要望であることを伝え、この件に関して打ち合わせをしましょう、どうもあなたの要求は契約外の要望である。もし実施する必要があれば別途請求する必要があることを伝える内容の英文サンプルです。もし契約外の要望があったら、まず話し合いましょう、実施するには別途費用がかかるということを伝える必要があるときの参考にして下さい。
例文
お客から契約外の要求があった際に打ち合わせの実施と契約外の作業になることを伝える英語メール
Dear Kent,
I heard from Sara, our lead programmer, that we got an angry phone call from you the other day. It is important for us to ensure that our projects are implemented in accordance with our agreements. Our employees are also able to work in an amicable and positive environment.
Let’s schedule a meeting to talk about workflow. It seems as though you are requesting rounds of revisions that are out of scope as stated in the contract, and our team isn’t authorized to use additional time. If this is the case, we can move you to an hourly billing arrangement. If that isn’t suitable, we may, unfortunately, have to remove ourselves from your projects.
Is this afternoon good? I’m available at3 pm.
Sincerely,
Albert Cruz
Project manager
日本語訳：
ケント様
先日、リードプログラマーのサラから、あなたから怒りの電話があったと聞きました。私たちにとって、プロジェクトが契約に基づいて実施されることは重要なことです。当社の社員も、円満で前向きな環境で仕事ができるようになっています。
ワークフローについて話し合うためのミーティングを予定しましょう。契約書に記載されている範囲外の修正を何度も要求されているようですが、私たちのチームには追加の時間を使う権限がありません。このような場合は、1時間ごとの課金に変更することができます。それが適さない場合は、残念ながらお客様のプロジェクトから外させていただくことになるかもしれません。
今日の午後でいいですか？午後3時なら空いています。
宜しくお願いします。
アルバート・クルーズ
プロジェクトマネージャー