ここで紹介する英文ビジネスレターは、注文が数か月間入っていないお客様へのフォローアップの英文メールです。定期的に注文があるお客様がなぜか数ケ月のあいだ注文がないのでどうなっているかを確認するフォローアップの英文メールです。このサンプル英文メールは年始に昨年について自社の状況を説明し、お客様から半年間注文が入らなかったが何か問題があったのか問い合わせをしています。もし問題があるのならそれを解決する為に訪問させて欲しいという内容です。
例文
注文が数か月間入っていないお客様へのフォローアップの英文メール
Dear Kent,
It was a profitable and successful year for us last year because you gave us the chance to supply you with all your factory needs. However, over the last six months, you have not called us for any orders, which concerns us. We just want to know if we did anything that would have disappointed or offended you.
Client satisfaction and excellent service are our top priorities. It would be morose on our part if you decide to cut our business partnership and friendship for that matter. So in that regard, we hope we could have an appointment with you to talk about any concerns you might have with our service. When would be the best time for you? Just let us know when it would be convenient for you.
We also wish to inform you that our products have always been rewarded and recognized for their high quality at a reasonable price. With that, I hope you will retain us as your supplier for your factory needs. Thank you.
Sincerely,
Albert Cruz
Marketing Manager
日本語訳：
ケント様へ
昨年は、貴社の工場で必要とされるすべての製品を供給する機会を与えていただいたため、当社にとって良い年となりました。しかし、この半年間、お客様からのご注文のお電話がなく、心配しております。私たちは、お客様を失望させたり、問題があるようなことをしていないかどうかを知りたいのです。
お客様の満足と優れたサービスは、私たちの最優先事項です。もしあなたが私たちのビジネスパートナーシップや我々の関係を断ち切るようなことがあれば、それは私たちにとって残念なことです。そのため、私たちのサービスについてご心配な点があれば、アポイントメントを取ってお話しさせていただきたいと思っています。いつ頃がよろしいでしょうか？ご都合のよい日時をお知らせください。
また、私たちの製品は常に高品質でありながらリーズナブルな価格であることが評価されています。私は、あなたの工場のニーズのためのサプライヤーとして良い関係を維持することを願っています。ありがとうございました。
敬具
アルバート・クルーズ
マーケティングマネージャー